Uma das atividades mais comuns em qualquer ministério da igreja é a necessidade de fazer reuniões. Há reuniões para toda a equipe, para líderes, para coordenar os detalhes de um evento, discutir um novo projeto e muito mais. O problema das reuniões é que muitas vezes elas são improdutivas. Para ter uma reunião produtiva, você precisa de uma estratégia.

Depois de participar de mais reuniões do que eu gostaria de contar, listei cinco dicas simples, porém valiosas, que vão te ajudar a ter reuniões mais eficientes e produtivas:

Dica 1: escolha alguém para ser o facilitador da reunião

Um facilitador de reunião eficaz pode fazer o seguinte com facilidade:

Prepare-se para uma reunião produtiva:

• Identifique o propósito da reunião;
• Crie e distribua uma agenda com antecedência (seja eletronicamente ou no papel);
• Determine quem precisa comparecer à reunião com base na agenda;
• Reserve uma sala de reuniões (seja um local físico ou virtual);
• Envie convites para reuniões por e-mail, WhatsApp ou Telegram;
• Desenvolva e obtenha todos os materiais necessários para revisão com os participantes;

Ajude os participantes a permanecerem no tópico.

É fácil falar sobre a decoração do palco necessária para um evento e, em seguida, ter a conversa desviada para como o carpete do palco deve ser substituído. Embora essa questão possa ser válida, esse não é um tópico para esta reunião.

Um excelente facilitador pode rapidamente controlar a conversa e colocar a equipe de volta nos trilhos.

Certifique-se de que a reunião esteja dentro do cronograma.

• Comece a reunião na hora (não espere pelos retardatários);
• Quando os retardatários chegarem, não reserve um tempo extra para informá-los do que eles perderam (para isso servem as anotações da reunião);
• Atenha-se aos tópicos da agenda, mas esteja ciente de quando ser flexível;
• Respeite a programação de todos e encerre a reunião no horário.

Dica 2: tenha uma agenda da reunião

Sem agenda, sem reunião.

Existem muitas tarefas com poucas horas para se desperdiçar em reuniões sem uma agenda. Não coloque várias pessoas em uma reunião apenas para gastar 20 minutos em conversa fiada, depois mais 10 minutos tentando apresentar os objetivos da reunião, muitas vezes pulando assuntos importantes, apenas para poder terminar tudo rapidamente a fim de manter o horário estabelecido de encerramento. Isso é perda de tempo e dinheiro.

Não se engane, há reais desperdiçados em reuniões improdutivas. Pegue o salário médio dos participantes e divida-o 44 (que é a jornada regular de trabalho mensal). Multiplique essa taxa horária pelo número de participantes e pelo tempo gasto na reunião. Essa quantia é o que uma reunião improdutiva custa para a igreja.

Inclua estes itens em cada agenda de reunião:

• Objetivo – Uma breve descrição de por que esta reunião é necessária;
• Data, hora e local da reunião;
• Uma lista de convidados para reuniões (apenas as pessoas realmente necessárias);
• Assuntos a serem debatidos (faça um fluxo de cadência da reunião, levantando os pontos mais importantes);
• Liste os pontos discutidos e já definidos em reuniões anteriores relacionadas ao mesmo tema;
• Liste as ações que precisarão ser tomadas após a reunião;
• Liste as ações que já foram tomadas (ou deveriam ter sido) com base em reuniões anteriores relacionadas ao mesmo tema.

Dica 3: Convide só as pessoas necessárias

Não adianta encher a sala de reunião de pessoas se nem todas elas desempenham atividades em áreas relacionadas ao assunto que será discutido. Mude esse hábito, passando a convidar apenas aqueles colaboradores que realmente podem contribuir com informações e insights relevantes ou aqueles que têm real potencial para ajudar diante do tema abordado.

Dica 4: alguém deve fazer anotações

Veja por que as anotações da reunião são importantes:

• Sempre tem alguém que está atrasado ou que não comparece. Notas detalhadas ajudam esses indivíduos a se familiarizarem rapidamente.
• Alguém pode interpretar mal uma decisão tomada durante a reunião. As decisões documentadas que todos podem ler ajudam a reduzir a confusão.
• Um participante pode esquecer um assunto debatido ou de uma ação que precisa ser tomada. Portanto, incluir uma lista de assuntos a serem debatidos e de ações a serem tomadas, com as notas da reunião, ajuda todos a verem o que está atribuído a cada um deles.

O aspecto desafiador das anotações de reunião é duplo:

Fazer boas anotações é uma habilidade adquirida. Dependendo da experiência da pessoa ao lidar com essa tarefa, as notas podem não ser boas no início. Poucas pessoas lêem notas de reuniões. Combata esse problema enviando um e-mail (ou uma mensagem no WhatsApp/Telegram) a cada participante com as ações a serem tomadas e que foram atribuídos a ele/ela e quaisquer decisões que afetem essa pessoa. Embora o envio de e-mails e mensagens individuais para cada pessoa possa lhe tomar tempo, isso aumenta a probabilidade de as pessoas lerem a mensagem e não se esquecerem das ações que elas precisam tomar.

Dica 5: Faça um breve resumo

Ao final da reunião faça um breve resumo do que foi discutido, quais os pontos altos da reunião, quesitos importantes, quais foram os combinados, em quais soluções chegaram, quais foram as saídas da reunião e separe um momento para tirar dúvidas. Assim fica mais fácil garantir que todos os participantes estejam na mesma página e realmente tenham entendido o cerne da reunião.

Seguindo esses passos, as reuniões em sua igreja poderão ser mais produtivas e eficientes.

Se a equipe da sua igreja não está acostumada a reuniões estruturadas, isso será um ajuste. Comece pequeno e mude gradualmente. Deixe as pessoas saberem que você está tentando fazer o melhor uso do tempo e da produtividade de todos. Eles podem não gostar de uma abordagem mais estruturada inicialmente. No entanto, à medida que experimentam reuniões mais eficazes (e menos demoradas), eles provavelmente se tornarão fãs de suas reuniões.

O que achou?

Você participa de muitas reuniões em sua igreja? Já utilizam algumas dessas dicas? Gostou da ideia e pensa em implementar em sua próxima reunião? Conte-nos mais sobre isso deixando um comentário abaixo.